Sabemos que éste es un tema delicado, y que a pesar de quela gran mayoría de administradores de comunidades de propietarios en Barcelona son serios, responsables, y cumplen con sus obligaciones, a veces hay alguno que no lo es.
Como ya debes haber leído en este blog, hemos contado historias de administradores de fincas que han engañado a comunidades de propietarios, como ésta que te relatamos de una finca en la calle Modolell (Sarriá – Sant Gervasi), así como otras de malas prácticas en la administración de fincas.
Llegado este punto, y motivado por nuestra insistencia en darte consejos útiles que puedas poner en práctica, hemos creído conveniente agrupar 10 consejos prácticos que toda comunidad puede aplicar para reducir al máximo las probabilidades de engaño por parte de su administrador de fincas.
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Medidas para evitar engaños de Administradores de fincas.
1. Servicio de revisión de cuentas online y ontime de la comunidad
Las nuevas tecnologías son una muy buena herramienta de transparencia. Disponer de un espacio virtual en el que puedas consultar la contabilidad de tu finca y de tu inmueble, y donde puedas ver los movimientos realizados por tu administrador de fincas, te asegurará que conoces los cobros y los pagos de la comunidad.
En la mayoría de comunidades esta revisión la suele hacer el presidente al cerrar las cuentas anuales.
Nosotros no operamos así. Damos acceso a todos los propietarios para que a través de una intranet puedan revisar las cuentas al día, durante las 24hrs. y los 365 días del año.
Así pues, ponte manos a la obra y solicita ya tus claves de acceso a la intranet, donde ver las cuentas de tu comunidad.
2. Que las derramas extraordinarias se hagan en la cuenta de la comunidad y no en la del administrador de fincas
En el caso de que el edificio requiera de obras o intervenciones que van a suponer un alto importe económico, extraordinario para la comunidad, es aconsejable que se abra una cuenta bancaria especial para controlar los ingresos y pagos que se realicen.
El administrador de fincas previo a la realización de la obra, va cobrando la derrama mensualmente e ingresa el dinero en la cuenta la comunidad; una vez se va realizando la obra, se va pagando desde esa cuenta al industrial correspondiente.
Tener el dinero de las derramas extraordinarias en una cuenta en la que el administrador tenga acceso, pero que cualquier pago necesite de la supervisión de presidente de la comunidad, garantiza la tranquilidad de la comunidad de que el dinero está a buen recaudo y se utiliza para lo que se ha convenido.
De esta forma, la comunidad pasa a tener dos cuentas:
- la dedicada a derramas y obras extraordinarias que acabamos de comentar,
- y la cuenta para los cobros y pagos ordinarios (nóminas, seguros, agua, luz, mantenimientos, etc). Una cuenta a la que el administrador de fincas sí tiene acceso, y utiliza habitualmente para agilizar los trámites diarios que no precisen de supervisión especial.
No obstante, nosotros administramos más de una comunidad que nos ha pedido actuar con cuenta propia de la comunidad incluso para los trámites ordinarios, algo que hacemos sin ningún problema.
3. Que no se hagan transferencias sin la supervisión del presidente de la comunidad
Este punto va ligado al anterior.
En el caso de las derramas para obras grandes, cuando el responsable técnico que supervisa la intervención da su aprobación, es aconsejable que el administrador emita la transferencia bancaria y que finalmente el presidente la autorice.
4. Asegúrate de que el administrador de fincas está colegiado
En un artículo anterior te hablamos del valor añadido que supone para el mundo de la administración de fincas el Colegio de Administradores de Fincas de Barcelona y Lérida. 
En él te mencionábamos que cualquier copropietario puede acceder a la web del Colegio, o si lo prefiere puede llamar para cerciorarse de si su administrador de fincas está colegiado o no.
- En primer lugar estar colegiado es un requisito requerido por la ley. Todos los administradores de fincas colegiados tienen una experiencia y un conocimiento de la legislación actual, que les capacita para desarrollar eficazmente su actividad.
- Pero además, al estar colegiados contamos con un Seguro de Responsabilidad Civil para que en el caso de negligencias, las comunidades de propietarios tengan cierta cobertura.
En este otro artícuylio, el de la finca en Sarriá-Sant Gervasi engañada por su administrador, te hablamos de como dicho seguro ayudó a cubrir una parte del importe que la comunidad creía disponer, y que desgraciadamente fue estafada en su mayoría por el administrador de fincas de toda la vida.
5. ¿Tu administrador de fincas no contesta llamadas o emails?
Cuando el administrador de fincas no contesta los correos electrónicos o no responde el teléfono de forma reiterada, es señal de que algo no marcha como debería.
Cuando este problema perdura en el tiempo suele ser un mal presagio.
En el caso de que lleves un tiempo más largo de lo que puede parecer normal, intentándote poner en contacto con tu administrador de fincas y este no esté dando señales de vida, te recomendamos que te pongas en contacto con el Colegio de Administradores de Fincas para comprobar si tiene algún tipo de denuncia, de cara a cerciorarte de si este administrador es de fiar.
En post anteriores te hemos contado casos en los que el administrador de fincas no cogía las llamadas, y de lo que sucedió a posteriori. Te recomendamos que los leas para tener más información de lo que a veces puede llegar a suceder.
Con este quinto punto acabamos la primera parte de este interesante tema.
— xxx —
La semana que viene te detallaremos los cinco puntos restantes que completan esta lista de consejos para evitar estafas de cualquier administrador de comunidades.
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