malas practicas administradores de fincas

4 grandes riesgos de que los propietarios no conozcan al nuevo administrador de fincas antes de que empiece

El mejor proceso para elegir administrador de fincas y comunidades.

 

En el post anterior te hablamos de los pasos óptimos para llevar a cabo con éxito el cambio de administrador de fincas y de cómo este proceso, si se hace bien y de forma estructurada, puede ser sencillo y fácil, sin suponer un problema para todos los copropietarios. Un proceso que no suele alargarse más de 90 días, según nuestra experiencia en diversos realizados.

administradore de fincas, fincas almendrosEn esa misma lectura te recomendábamos,  que antes de elegir un nuevo Administrador para la comunidad, es importante que sean varios los propietarios que propongan a uno nuevo, pidiendo antes un presupuesto y entrevistándose con ellos, cada uno con el que propone (o a ser posible varios propietarios con cada uno, para que la visión sea global y no esté sesgada).

Previo a elegir un nuevo administrador de fincas para una comunidad

Por lo menos, te decíamos, se debían conseguir tres presupuestos de administración de fincas para poder comparar y escoger de forma segura, y para que el proceso de transición fuera tranquilo y garantizase una buena relación con el nuevo administrador, de confianza y de larga duración.

Este punto puede suponer un problema porque esto se traduce en que cada propietario, como mínimo 3, solo conocerá el administrador con el que ha contactado y, por lo tanto, todos tendrán que fiarse de la palabra del vecino y del presupuesto presentado que, muchas veces, es difícil de entender con precisión y saber leer más allá de un número final; a no ser que te dediques a la administración de fincas o estés relacionado con el sector inmobiliario.

Al elegir nuevo Administrador de Fincas NO solo hay que mirar el importe de sus honorarios

Todo lo expresado en el párrafo anterior se traduce en que, la mayoría de las veces, los copropietarios eligen al nuevo administrador de fincas en base al precio, sin tener en cuenta factores importantes que marcarán, sin lugar a dudas, el éxito de la nueva relación profesional.

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Por este motivo, en este post te vamos a dar una pequeña guía para que escojas bien y te evites potenciales problemas, de los que hemos sido testigos en diversas ocasiones.

Si eres lector habitual de este blog, ya habrás leído casos de malas praxis por parte de muchos administradores de fincas. Por este motivo, damos por hecho que estás sensibilizado con el tema y que sabes perfectamente que una mala elección puede ser catastrófica para los propietarios.

Elegir Administrador de fincas y comunidades: nuestra experiencia nos dice…

La mayoría de personas que nos solicitan presupuestos suelen ser los presidentes de las comunidades y/o propietarios que han decidido cambiar y necesitan asesoramiento.

En Fincas Almendros, lo primero que hacemos es concertar una cita con la persona que nos ha contactado, en la finca o en nuestras oficinas, para mantener una entrevista y poder conocer a fondo los motivos por los cuales se quiere cambiar de administrador de fincas.

El contacto de proximidad es uno de nuestros valores (tal y como cuentan muchos de nuestros clientes en los testimonios que puedes leer en esta web o en google si nos buscas), y creemos que es fundamental a la hora de crear confianza y tranquilidad. Siempre que está en nuestras manos damos la cara. Si has leído nuestro post “5 puntos a tener en cuenta cuando solicites presupuesto de administración de fincas”, ya debes saber cómo trabajamos.

Cómo escoger un Administrador de fincas con altas probabilidades de éxito

Muchas veces, para escoger bien, hay que separar el grano de la paja. Cuando todos los copropietarios reunáis todos los presupuestos, el primer paso para escoger bien, será eliminar los presupuestos no válidos. Pero, ¿cuáles debes descartar?

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  1. Descartar los presupuestos que se salgan de la media, por caros o por baratos.

Es decir, si hay cinco presupuestos, uno de 3€ mensuales de gastos por entidad, otro de 6€, dos de 8€ y otro de 12€, descarta el primero y el último. Lo más probable es que el de 3€ no ofrezca todos los servicios que necesitéis o, si lo hace, estos no sean de buena calidad. Por otro lado, escoger el de 12€ al mes sería un error, lo más probable es que el administrador que ha realizado el presupuesto pretenda lucrarse en exceso.

  1. Descartar los administradores de fincas que no cuelguen las cuentas de la comunidad en su web

Hoy en día, la transparencia y las herramientas que la garantizan deberían ser obligatorias. En la era de Internet y de las nuevas tecnologías, es muy fácil tener una página web donde todos los propietarios puedan acceder, con usuario y contraseña, para conocer las cuentas al día de la gestión de su finca.

Desconfía del administrador de fincas que no ofrezca este servicio.

  1. Descartar los administradores de fincas que impongan a sus industriales

Debes asegurarte de que el administrador de fincas no va a obligarte a trabajar con sus industriales. Conocemos casos en que lo hacen. ¡Alerta! En Fincas Almendros, cuando hay que escoger un industrial, lo sometemos a votación y aconsejamos que los propietarios presenten presupuestos de industriales cercanos a ellos.

Nosotros proponemos a los nuestros, a los que después de muchos años colaborando, sabemos que lo harán con la mejor calidad, en el tiempo justo, y por un precio razonable. Pero no por ello hay que descartar otras opciones posibles.

  1. Descartar al Administrador de fincas que no audite las cuentas de la comunidad con el fin de reducir los gastos fijos

Debería estar especificado en el presupuesto. Siempre se pueden mejorar los precios de las pólizas de seguros, los gastos del mantenimiento del ascensor, de la empresa de limpieza, de la gestoría, etc.

administradores de fincas y comunidades, fincas almendrosPara ello, es indispensable que una vez iniciada la nueva relación comercial con el nuevo administrador de fincas, éste audite una a una todas las partidas de gasto de la comunidad, y proponga opciones para reducir costes.

Tómate tu tiempo para elegir el mejor administrador para tu edificio

Sabemos que estos procesos requieren tiempo pero, a no ser que te encuentres en una urgencia (o con un engaño o estafa de vuestro administrador de fincas, que exija ponerse en marcha inmediatamente, asunto del que te hemos contado varios casos en este blog), en principio no hay prisa.

Invierte tiempo en conocer a los administradores de fincas que se proponen, y en que los demás propietarios, o por lo menos una parte sustancial de ellos, conozcan a los posibles nuevos administradores.

Haz reuniones, sesiones de entrevistas en las que, uno a uno, los candidatos a nuevo administrador de fincas se puedan presentar a la comunidad y aclarar con todo detalle los presupuestos presentados y su modus operandi.

Sabemos que el tiempo es oro y que perderlo no gusta, pero tampoco gusta que, por culpa de las prisas o por no hacer bien el proceso, se escoja mal y que un administrador inadecuado os haga perder el dinero y el tiempo futuro.

— xxx —

Esperamos que esta lectura te haya dado buenas ideas. Te invitamos a que la compartas con quiénes consideres les pueda ser útil. Si aún no lo has hecho, te recomendamos seguirnos en las redes sociales en las que estamos presentes para estar al día de otros consejos que publicaremos sobre  Administración de fincas y Patrimonios inmobiliarios, así como noticias de actualidad en el sector inmobiliario.

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Cómo cambiar de administrador de fincas de forma ágil, paso a paso

¿Qué pasos debes seguir para cambiar de Administrador de Fincas?

Muchos clientes nos preguntan si los trámites a seguir para hacer un cambio en la Administración de la Comunidad son muy complicados y/o requieren mucho papeleo y gestiones. Dado que ciertos trámites burocráticos suelen comportar mucho trabajo, la gente tiende a creer que cuando se trata de Comunidades de propietarios donde hay muchas personas implicadas, este trabajo se multiplica.

Esta creencia es errónea: cambiar de Administrador de Fincas y Comunidades es un trámite muy sencillo y rápido.

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Los motivos por los cuales una Comunidad puede querer cambiar de Administrador de Fincas pueden ser múltiples:

En este post te indicaremos todos los pasos que debes seguir para hacer correctamente el cambio de Administrador de Fincas de un modo sencillo, ágil y que, sobre todo, no implique ningún riesgo para la Comunidad de Propietarios, ya sea desde un punto de vista económico, como de eficiencia en las gestiones propias de administración.

Paso 1. Hacer un sondeo en la comunidad

Como comentábamos al principio, en una Comunidad de propietarios hay muchas personas implicadas: en primer lugar sería conveniente comprobar que existe un descontento generalizado respecto a las actuaciones del Administrador de Fincas.

Lo más habitual es que los vecinos comenten en el rellano, en el ascensor, en el vestíbulo… los motivos por los que están descontentos con el administrador.

Sería conveniente consultar, en un primer momento, con los propietarios más veteranos o con los que se tiene más confianza. Si se observa que sí existe una mayoría importante de personas descontentas es el momento que pasar al paso 2:

cambiar administrador de fincas, fincas almendrosPaso 2. Pedir presupuestos a otros Administradores de Fincas

Es muy importante que antes de tomar cualquier decisión de cambio de Administrador de Fincas quede establecido de forma muy clara cuál será el coste del nuevo.

Lo ideal es pedir varios presupuestos a otras Administraciones de Fincas y Comunidades de Propietarios, como mínimo tres, de manera que puedan compararse los precios y los servicios que cada uno ofrece.

Sería recomendable que cada uno de los propietarios pidiera un presupuesto, de modo que cuantos más presupuestos se presenten, la decisión final será lo más estudiada y consensuada posible. Los presupuestos se emiten gratuitamente y no es complicado pedirlos.

También es recomendable que, aparte de solicitar un presupuesto por escrito, se mantenga una entrevista con cada uno de los candidatos propuestos, a fin de conocer su modus operandi, la disponibilidad, el horario y en general qué servicios de administración de fincas ofrecen.

Ten en cuenta que la decisión no debería ser únicamente económica, pues al final lo que importa es la calidad del servicio que se ofrece, junto con el trato personal, la disponibilidad, la rapidez en la resolución de incidencias, etc.

Paso 3. Convocar una reunión de propietarios

Opción A: Puedes optar por solicitar que sea el actual Administrador de la Comunidad  el que convoque a los propietarios para reunirse en Junta.

Opción B: Que sea el Presidente de la Comunidad el que convoque directamente a los propietarios a la Junta, sin comunicar ni convocar al Administrador de fincas. En esta reunión solo habrá un único punto en el orden del día: Someter a votación el cambio de Administrador de Fincas.

cambio administrador de fincas, fincas almendros¿Qué opción elegir? Desde la experiencia de Fincas Almendros te recomendamos que, para las Comunidades de Propietarios con pocos propietarios, optes por la Opción B; sin embargo, en fincas más grandes, donde hay muchos propietarios y no existe apenas relación entre ellos o incluso, en la mayoría de los casos, ni siquiera se conocen, escojas la opción A.

En la junta se deberán presentar los diferentes presupuestos solicitados. Cada propietario debería explicar qué ofrece cada uno de los administradores y, una vez expuesto todo, se debe someter a votación el cambio.

En el caso de que la convocatoria se haya realizado por medio de la opción A, una vez votado y escogido el nuevo Administrador, el antiguo, presente en el acto, tomará nota y enviará el Acta de la Junta de Propietarios donde conste el acuerdo con el nombramiento del nuevo Administrador. A partir de ese momento, los dos administradores harán todas las gestiones necesarias para el intercambio de la información de la comunidad.

Si has escogido la Opción B, los más habitual es que el nuevo administrador se encargue de redactar el Acta y, una vez firmada por el Presidente de la Comunidad, se envíe al antiguo Administrador cesado para que tenga constancia.  A partir de ese momento, los dos administradores harán todas las gestiones necesarias para el intercambio de la información de la comunidad.

Paso 4. El traspaso de documentación entre administradores

Como indicábamos en el anterior paso, el administrador cesado hará entrega de toda la documentación de la Comunidad que obre en su poder. El nuevo Administrador dará de alta a la Comunidad en su sistema y comunicará a los vecinos el cambio definitivo de administrador.

Paso 5. Revisión de documentación

Es muy importante que el nuevo Administrador contratado, una vez tenga toda la documentación, la revise y la entre en el sistema. Es imprescindible que, sobretodo, se compruebe que las cuentas económicas de ingresos y gastos son correctas, estén documentalmente justificadas y cuadren exactamente con el saldo entregado o disponible en la cuenta bancaria de la Comunidad.

como cambiar administrador de fincas, fincas almendrosPaso 6. Hola, somos el nuevo administrador de fincas

Introducidos los datos en el sistema y revisadas las cuentas entregadas por el antiguo administrador, es el momento para:

  • convocar una junta para presentarse a todos los copropietarios,
  • aprobar las cuentas del administrador cesado,
  • explicar el funcionamiento del nuevo administrador,
  • proponer cambios o mejoras para reducir gastos.

Es mejor lo bueno por conocer que lo malo conocido

Aproximadamente el proceso de cambio suele durar unos tres meses desde que sondeamos a los propietarios, hasta que se solicitan y se obtienen los presupuestos, se convoca la reunión, se acuerda y se llevan a cabo todas las gestiones propias del cambio, como son la comunicación y el traslado de documentos.

Es cierto que comunicar al antiguo Administrador que se le cesa de sus servicios puede ser un momento delicado, si bien lo importante no es el tiempo que hayan durado su servicios, sino la calidad de los mismos.

La decisión de cambiar de Administrador puede resultar muy beneficiosa en todos los sentidos para la Comunidad. No debes tener miedo: No se pierde documentación, no es económicamente costoso y lo más importante: Un buen administrador, debería conseguir reducir los gastos de la comunidad y ofrecer un buen servicio a sus clientes.

— xxx —

Esperamos que esta lectura te haya aportado el conocimiento necesario para llevar a cabo el cambio de Administrador de vuestra finca con la mayor agilidad posible. Comparte este artículo con quiénes creas que les resultará útil leerlo. Recuerda que puedes estar al día de todo lo que publicamos si nos sigues en las redes sociales en las que estamos presentes (Linkedin y Google+).

 

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La estafa de un administrador de fincas a una comunidad de Sarrià – Sant Gervasi (ii)

Administradores de fincas Sarrià – Sant Gervasi (finca en calle Modolell, Barcelona).

Si leiste la primera parte de esta historia, sabrás lo que aconteció a una comunidad de propietarios en el barrio de Sarrià – San Gervasio de Barcelona, quienes después de casi tres décadas con el mismo administrador de fincas, de la noche a la mañana recibieron una notificación que les puso en alerta y disparó todas las alarmas:

La compañía de seguros comunicó por carta al presidente, que la finca dejaba de estar asegurada tras el impago de la cuota correspondiente.

Hecha esta introducción, sigamos relatándote lo sucedido…

administradores fincas sarria barcelona, fincas almendrosLa comunidad de vecinos se pone manos a la obra

Contactó con nosotros un copropietario de la comunidad, a quien Fincas Almendros le gestiona y administra varias propiedades inmobiliarias en Barcelona. Nos contó que le costó muchos días contactar con el administrador de fincas, y que cuando lo consiguió, éste le explicó que se había gastado el dinero de la comunidad en otros asuntos suyos.

¿Te imaginas lo que supone que de la noche a la mañana una finca se entere de algo así?

La noticia creó una gran conmoción entre los propietarios, junto con una fuerte sensación de desprotección.

La solución para esta comunidad de Sarriá estafada por su administrador  

En cuanto nos dieron el visto bueno, y con la idea de hacer un favor al copropietario que nos contactó, nos pusimos en contacto con el Colegio de Administradores de fincas de Barcelona, donde nos contaron que ese administrador acumulaba impagos y deudas de importante cuantía (varias decenas de miles de Euros) con varias comunidades de Barcelona.

De inmediato se celebró una reunión extraordinaria en la que algunos copropietarios propusieron presupuestos de distintos administradores de fincas para que se sometiera a votación para decidir cuál sería el nuevo.

El presupuesto de fincas Almendros resultó ser el más votado.

A partir de ese momento…

  1. Uno de los primeros pasos que dimos fue conocer el estado real de las cuentas de la finca, de cara a saber la realidad y, llegado el caso, intentar recuperar el máximo posible del saldo a favor de la comunidad (unos 8.000€). Par ello, conseguimos ponernos en contacto con el antiguo administrador y este nos dio toda la documentación.

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  2. Junto a lo anterior, pedimos que nos hiciera una relación de facturas impagadas, para saber a qué atenernos cuando los proveedores se pusieran en contacto con nosotros.
  3. Poco a poco regularizamos la situación. Para ello, al margen de un pequeño importe que se pudo recuperar gracias a una reclamación en el Colegio de Administradores de Fincas para que el seguro de caución abonara una parte de la deuda, fueron necesarias una serie de derramas extraordinarias.
  4. Para paliar el fuerte golpe que había recibido la comunidad y aligerar el pago de la deuda, Fincas Almendros no cobró sus honorarios durante el primer año que dimos servicio a la finca, y además rebajamos las cuotas trimestrales cambiando a varias empresas hasta entonces proveedoras.

Un final medianamente feliz para esta finca de Sarriá – Sant Gervasi

Durante el proceso de cambio de administrador de fincas, valoramos la opción de poner una demanda al antiguo administrador y, aunque teníamos altas probabilidades de ganar, sabíamos que teníamos muy pocas posibilidades de cobrar; por eso los propietarios decidieron asumir la estafa sin pleitear.

gastos comunidades y administracion fincas barcelona, fincas almendrosA pesar de lo anterior, las rebajas en los costes anuales del edificio (cifra cercana al 12%) conseguida por Fincas Almendros, en cierta forma ha permitido que la cantidad estafada se pueda ir recuperando año a año.

Hasta aquí esta delicada historia sucedida en una finca del barrio de Sarriá en Barcelona. En un artículo que seguirá a éste, te explicaremos qué puedes hacer como comunidad para reducir el riesgo de que tu administrador de fincas os engañe y estafe.

Esperamos que esta lectura haya sido de tu interés y te haya dado ideas que te ayuden a saber más sobre el mundo de la administración de fincas, sus problemáticas, y las soluciones que se pueden aplicar a problemas como el que te acabamos de relatar.

Te recordamos que estamos a tu entera disposición para cualquier consulta que puedas tener relacionada con estos u otros temas vinculados al mundo inmobiliario.

 

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