malas practicas administradores de fincas

4 grandes riesgos de que los propietarios no conozcan al nuevo administrador de fincas antes de que empiece

El mejor proceso para elegir administrador de fincas y comunidades.

 

En el post anterior te hablamos de los pasos óptimos para llevar a cabo con éxito el cambio de administrador de fincas y de cómo este proceso, si se hace bien y de forma estructurada, puede ser sencillo y fácil, sin suponer un problema para todos los copropietarios. Un proceso que no suele alargarse más de 90 días, según nuestra experiencia en diversos realizados.

administradore de fincas, fincas almendrosEn esa misma lectura te recomendábamos,  que antes de elegir un nuevo Administrador para la comunidad, es importante que sean varios los propietarios que propongan a uno nuevo, pidiendo antes un presupuesto y entrevistándose con ellos, cada uno con el que propone (o a ser posible varios propietarios con cada uno, para que la visión sea global y no esté sesgada).

Previo a elegir un nuevo administrador de fincas para una comunidad

Por lo menos, te decíamos, se debían conseguir tres presupuestos de administración de fincas para poder comparar y escoger de forma segura, y para que el proceso de transición fuera tranquilo y garantizase una buena relación con el nuevo administrador, de confianza y de larga duración.

Este punto puede suponer un problema porque esto se traduce en que cada propietario, como mínimo 3, solo conocerá el administrador con el que ha contactado y, por lo tanto, todos tendrán que fiarse de la palabra del vecino y del presupuesto presentado que, muchas veces, es difícil de entender con precisión y saber leer más allá de un número final; a no ser que te dediques a la administración de fincas o estés relacionado con el sector inmobiliario.

Al elegir nuevo Administrador de Fincas NO solo hay que mirar el importe de sus honorarios

Todo lo expresado en el párrafo anterior se traduce en que, la mayoría de las veces, los copropietarios eligen al nuevo administrador de fincas en base al precio, sin tener en cuenta factores importantes que marcarán, sin lugar a dudas, el éxito de la nueva relación profesional.

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Por este motivo, en este post te vamos a dar una pequeña guía para que escojas bien y te evites potenciales problemas, de los que hemos sido testigos en diversas ocasiones.

Si eres lector habitual de este blog, ya habrás leído casos de malas praxis por parte de muchos administradores de fincas. Por este motivo, damos por hecho que estás sensibilizado con el tema y que sabes perfectamente que una mala elección puede ser catastrófica para los propietarios.

Elegir Administrador de fincas y comunidades: nuestra experiencia nos dice…

La mayoría de personas que nos solicitan presupuestos suelen ser los presidentes de las comunidades y/o propietarios que han decidido cambiar y necesitan asesoramiento.

En Fincas Almendros, lo primero que hacemos es concertar una cita con la persona que nos ha contactado, en la finca o en nuestras oficinas, para mantener una entrevista y poder conocer a fondo los motivos por los cuales se quiere cambiar de administrador de fincas.

El contacto de proximidad es uno de nuestros valores (tal y como cuentan muchos de nuestros clientes en los testimonios que puedes leer en esta web o en google si nos buscas), y creemos que es fundamental a la hora de crear confianza y tranquilidad. Siempre que está en nuestras manos damos la cara. Si has leído nuestro post “5 puntos a tener en cuenta cuando solicites presupuesto de administración de fincas”, ya debes saber cómo trabajamos.

Cómo escoger un Administrador de fincas con altas probabilidades de éxito

Muchas veces, para escoger bien, hay que separar el grano de la paja. Cuando todos los copropietarios reunáis todos los presupuestos, el primer paso para escoger bien, será eliminar los presupuestos no válidos. Pero, ¿cuáles debes descartar?

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  1. Descartar los presupuestos que se salgan de la media, por caros o por baratos.

Es decir, si hay cinco presupuestos, uno de 3€ mensuales de gastos por entidad, otro de 6€, dos de 8€ y otro de 12€, descarta el primero y el último. Lo más probable es que el de 3€ no ofrezca todos los servicios que necesitéis o, si lo hace, estos no sean de buena calidad. Por otro lado, escoger el de 12€ al mes sería un error, lo más probable es que el administrador que ha realizado el presupuesto pretenda lucrarse en exceso.

  1. Descartar los administradores de fincas que no cuelguen las cuentas de la comunidad en su web

Hoy en día, la transparencia y las herramientas que la garantizan deberían ser obligatorias. En la era de Internet y de las nuevas tecnologías, es muy fácil tener una página web donde todos los propietarios puedan acceder, con usuario y contraseña, para conocer las cuentas al día de la gestión de su finca.

Desconfía del administrador de fincas que no ofrezca este servicio.

  1. Descartar los administradores de fincas que impongan a sus industriales

Debes asegurarte de que el administrador de fincas no va a obligarte a trabajar con sus industriales. Conocemos casos en que lo hacen. ¡Alerta! En Fincas Almendros, cuando hay que escoger un industrial, lo sometemos a votación y aconsejamos que los propietarios presenten presupuestos de industriales cercanos a ellos.

Nosotros proponemos a los nuestros, a los que después de muchos años colaborando, sabemos que lo harán con la mejor calidad, en el tiempo justo, y por un precio razonable. Pero no por ello hay que descartar otras opciones posibles.

  1. Descartar al Administrador de fincas que no audite las cuentas de la comunidad con el fin de reducir los gastos fijos

Debería estar especificado en el presupuesto. Siempre se pueden mejorar los precios de las pólizas de seguros, los gastos del mantenimiento del ascensor, de la empresa de limpieza, de la gestoría, etc.

administradores de fincas y comunidades, fincas almendrosPara ello, es indispensable que una vez iniciada la nueva relación comercial con el nuevo administrador de fincas, éste audite una a una todas las partidas de gasto de la comunidad, y proponga opciones para reducir costes.

Tómate tu tiempo para elegir el mejor administrador para tu edificio

Sabemos que estos procesos requieren tiempo pero, a no ser que te encuentres en una urgencia (o con un engaño o estafa de vuestro administrador de fincas, que exija ponerse en marcha inmediatamente, asunto del que te hemos contado varios casos en este blog), en principio no hay prisa.

Invierte tiempo en conocer a los administradores de fincas que se proponen, y en que los demás propietarios, o por lo menos una parte sustancial de ellos, conozcan a los posibles nuevos administradores.

Haz reuniones, sesiones de entrevistas en las que, uno a uno, los candidatos a nuevo administrador de fincas se puedan presentar a la comunidad y aclarar con todo detalle los presupuestos presentados y su modus operandi.

Sabemos que el tiempo es oro y que perderlo no gusta, pero tampoco gusta que, por culpa de las prisas o por no hacer bien el proceso, se escoja mal y que un administrador inadecuado os haga perder el dinero y el tiempo futuro.

— xxx —

Esperamos que esta lectura te haya dado buenas ideas. Te invitamos a que la compartas con quiénes consideres les pueda ser útil. Si aún no lo has hecho, te recomendamos seguirnos en las redes sociales en las que estamos presentes para estar al día de otros consejos que publicaremos sobre  Administración de fincas y Patrimonios inmobiliarios, así como noticias de actualidad en el sector inmobiliario.

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5 puntos a tener en cuenta cuando solicites presupuesto de administración de fincas

¿Estás pidiendo presupuesto a un nuevo administrador de fincas?

Lo más probable es que si estás leyendo este post sea porque estás interesado en pedir un presupuesto a un nuevo administrador de fincas y comunidades, y te gustaría saber más sobre este tema antes de pedirlo.

En un post anterior te explicamos los cuatro pasos que nosotros seguimos cuando un potencial cliente nos contacta para pedirnos información de nuestros servicios de administración de fincas de cara a que le realicemos un presupuesto personalizado.

presupuesto administracion de fincas barcelona, fincas almendros barcelonaTe los resumimos a continuación (si quieres leer el contenido completo haz clic en el enlace anterior):

  1. Lo primero que hacemos es preguntarle los motivos por los que quiere cambiar de administrador de fincas;
  2. A continuación, averiguamos el estado actual del edificio a administrar;
  3. En el siguiente paso, y con toda la información necesaria en nuestro poder, realizamos el análisis económico de la finca;
  4. Finalmente presentamos y entregamos el presupuesto, en nuestras oficinas o donde nos indique.

Junto a los cuatro pasos anteriores, antes de tomar una decisión sobre a quien seleccionar como nuevo administrador de fincas, te recomendamos que tengas muy en cuenta los siguientes consejos:

  1. No te guíes solo por el precio. Los honorarios de administración de fincas son aconsejados por una tabla orientativa del Colegio de Administradores de Fincas de Barcelona y Lleida y, por lo tanto, todos suelen ser bastante similares.

Cuando compares presupuestos, piensa, además, que una diferencia de cien euros al año no es un importe representativo. Si haces el cálculo verás que, por ejemplo, en una comunidad de diez propietarios, el coste mensual que representa a cada uno es de un euro al mes, si llega (casi como un café!).

En cambio, la diferencia en el coste de los servicios y gastos del inmueble, puede ser muy distinta de un administrador de fincas a otro. Todo depende de sus ganas, habilidades, experiencia y equipo de personas e industriales con los que cuente para optimizar los gastos en cada inmueble que administre.

precios y presupuesto administrador de fincas barcelona, fincas almendros2. El administrador que vayas a escoger debe generarte confianza. Para ello puedes hacer tres cosas:

  • La primera es preguntar en el Colegio de Administradores de Fincas de Barcelona y LLeida, para cerciorarte de que no tiene problemas con otras comunidades.
  • La segunda es pedirle que te ponga en contacto con otros clientes a los que puedas preguntar su experiencia.
  • La tercera es revisar su página web y buscarlo en internet (revisando las reseñas que tenga en google), para conocer testimonios escritos de algunos de sus clientes.

3. Asegúrate que el administrador que vayas a escoger haga una auditoría de los gastos de la comunidad antes de presentarte ningún presupuesto.

4. Vivimos en la era de las nuevas tecnologías. El administrador de fincas que escojas debe posibilitarte un acceso a través de una intranet a las cuentas actualizadas de la comunidad, para asegurarte la máxima transparencia las 24hrs y los 365 días del año.

5. Y por último, durante la comunicación que tengas con él, confirma que es dinámico contestando tus llamadas o correos electrónicos. Si en esto se retrasa, empieza a dudar de todo lo que te prometa.

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Hasta aquí estos consejos. Esperamos que este artículo te haya dado buenas ideas que puedas poner en práctica. Compártelo en tus redes sociales o con aquellos a quien creas que les puede interesar leerlo. Así mismo te invitamos a que nos sigas en las redes sociales en las que estamos presentes, para estar al corriente de nuevos consejos y artículos de interés que compartimos periódicamente.

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¿Cómo hacemos los presupuestos económicos a un nuevo cliente de Administración de Fincas y Comunidades?

Presupuestos de administración de fincas y comunidades.

Son muchos los clientes que contactan con nosotros por primera vez, a quiénes les gustaría saber en base a qué criterios realizamos presupuestos para llevar a cabo la administración de su finca o patrimonio inmobiliario.

administradores de fincas y comunidades barcelonaEl perfil de quien nos contacta acostumbra a ser: hombres o mujeres de los 40 a los 60 años que, o bien quieren cambiar de administrador de fincas porque no están contentos con el suyo, o bien son personas que precisan que administremos y gestionemos activamente su patrimonio inmobiliario (haz clic en el enlace para cononcer con más detalle sus necesidades concretas)

Este nuevo artículo lo hemos planteado para explicarte nuestra forma de presupuestar. Un ejercicio de transparencia cuyo objetivo es que estés bien informado y, por consiguiente, ganes en tranquilidad y confianza.

El auge de las nuevas tecnologías en la administración de fincas y comunidades

En el pasado solía suceder que los clientes contactaban con nosotros por primera vez para solicitar un presupuesto, y lo hacían porque habíamos sido recomendados por otro cliente o alguien que de una forma u otra nos conocía. Por lo tanto, de salida ya contábamos con un voto de confianza a la hora de que nos escogieran como su agencia inmobiliaria o administrador de fincas en Barcelona.

Pero hoy en día, esto ha cambiado. La irrupción de las nuevas tecnologías ha hecho que cada vez sean más las personas que nos contacten porque nos han encontrado a través de internet, y sin conocernos ni tener referencias directas, nos piden un presupuesto.

Lo que es indudable es que las nuevas tecnologías han provocado que el cliente cada vez necesite más información y un contacto más transparente con la gestión y cuentas de sus inmuebles, y que la forma de comunicarse con su potencial nuevo administrador de fincas haya cambiado.

Es por eso que a continuación te explicamos el paso a paso que seguimos cuando un nuevo potencial cliente, nos contacta (sea por internet o a través de cualquier otra fuente).

El paso a paso para realizar un presupuesto de administración de fincas y comunidades

Primer paso: ¿por qué quieres cambiar de administrador de fincas?

Puedes contactar con nosotros por correo electrónico, teléfono o, venir directamente a nuestras oficinas. Sea cual sea la forma de contacto, lo primero que haremos será preguntarte por qué quieres cambiar de administrador.

Según sean tus motivos, y antes de presupuestar nada, te aconsejaremos si el cambio tiene realmente sentido.

Suele pasar en algunos casos, que el actual administrador de quien nos contacta esté obrando bien, y las quejas o inquietudes que nos explica quién nos llama sean normales. Recuerda: los administradores de fincas somos gestores de bienes inmuebles; en ningún caso podemos hacer milagros como, por ejemplo, conseguir que se pinte la escalera de una comunidad sin gastar dinero.

gestion patrimonial inmobiliaria barcelona, fincas almendrosOtro punto que debes recordar es que los administradores de fincas no podemos ayudarte a imponer tu voluntad. Si en una votación se ha decidido que no se pinte la escalera, siguiendo con el ejemplo anterior, nosotros no tenemos la potestad de cambiar el voto de los copropietarios para que se pinte.

Si por el contrario tus problemas con el actual administrador de tu edificio son debidos a una mala gestión del inmueble (sobre este tema te recomendamos que leas este artículo que habla sobre malas prácticas de administradores de fincas), es posible que efectivamente debas cambiar de administrador y que, por lo tanto, nosotros te podamos ayudar.

Una vez sabemos el porqué,  pasamos al siguiente paso…

Segundo paso: ¿en qué estado está el edificio a administrar?

Tras un primer contacto, lo ideal sería ver el edificio para conocerlo de primera mano. De esta forma podremos hacerte un presupuesto ajustado a tus necesidades y a la realidad de la finca. Debemos conocer el estado y número de los ascensores, si hay o no portero, el estado de las azoteas y las zonas comunes… y un gran número de detalles, que a veces no se ven, pero que marcarán los principios de la buena gestión que se deba realizar, y el coste de la misma.

Llevamos muchos años administrando edificios en Barcelona y otras ciudades; tan solo entrar en uno podemos intuir la esencia del lugar. Además, en esta primera visita, nos gusta presentarnos, entregar un dosier de presentación, y conocer a en primera persona a quien nos ha contactado, sea el presidente o presidenta de la comunidad o uno de los copropietarios.

Si no es posible hacer esta primera visita en el edificio, es primordial que mantengamos una reunión en nuestras oficinas para que nos cuentes sus características.

Tercer paso: el estudio económico de la finca

Una vez conocida la finca, hacemos dos presupuestos:

  • el primero con nuestros honorarios, en función del número de entidades, ascensores, conserje, servicio de limpieza, zona social…;
  • y el segundo basado exclusivamente en los costes externos que tiene la comunidad.

administradores fincas barcelona, fincas almendrosPara este segundo presupuesto, nos gusta contar con la última liquidación que hizo el antiguo administrador, para ver si se pueden hacer ajustes que ahorren dinero a la comunidad sin perder calidad de servicios. Nos hemos encontrado casos en los que el antiguo administrador hinchaba las cuentas, o no se preocupaba de buscar proveedores con precios y calidades mejorables.

En la mayoría de los casos, según nuestra experiencia, siempre conseguimos disminuir los costes de la comunidad, sin disminuir la calidad de los  servicios: limpieza, seguro, mantenimiento del ascensor, etc.

Muchas veces, nuestros honorarios acaban siendo a coste 0 para el cliente porque se los ahorra en los otros gastos del edificio, incluso mejorando el servicio que reciben. La ventaja de ser un administrador de fincas experimentado, es que conocemos industriales y empresas de servicios para fincas que ofrecen una muy excelente propuesta comercial.

Como te hemos hablado en posts anteriores, este análisis incluso nos permite encontrar fórmulas para rentabilizar mejor el edificio, por ejemplo alquilando la azotea para colocar antenas de telecomunicaciones, alquilando la antigua portería o el quiosco de la entrada, etc.

En cualquier caso, de estos ingresos adicionales nos ocupamos una vez ya somos administradores de la finca.

Cuarto paso: entrega del presupuesto y decisión final

Siempre entregamos los presupuestos en formato papel a quien nos ha contactado y en también en formato electrónico si nos lo solicitan. Una vez hecha la entrega, el resto de copropietarios se reúnen para comentar el documento y someterlo a votación, comparándolo con el resto de propuestas que puedan tener.

En cuanto el presupuesto está aprobado, se empieza el proceso de cambio, del cual te hablaremos en un futuro artículo.

Esperamos que esta lectura te haya sido útil. En un próximo artículo te contaremos más información que debes tener presente cuando solicitas un presupuesto de administración de fincas a un nuevo administrador.

Comparte este artículo en tus redes sociales para que otros y otras lo conozcan, y en caso de necesitarlo, ponte en contacto con nosotros para que podamos informarte de aquello que precises.

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