Muchos clientes me preguntan si los trámites para hacer un cambio en la Administración de la Comunidad son muy complicados y/o requieren mucho papeleo y gestiones.
Dado que ciertos trámites burocráticos suelen comportar mucho trabajo, es lógico que la gente tienda a creer que cuando se trata de comunidades de propietarios con personas implicadas, este trabajo se multiplica.
Pero esta creencia es errónea: cambiar de Administrador de Fincas y Comunidades es un trámite muy sencillo y rápido.
En este artículo te indicaré todos los pasos que debes seguir para hacer correctamente el cambio de Administrador de Fincas de un modo sencillo, ágil y que, sobre todo, no implique ningún riesgo para la comunidad de propietarios, sino todo lo contrario: más transparencia, ahorro y tranquilidad en la gestión diaria.
¿Por qué cambiar de administrador de fincas?
Los motivos por los cuales una comunidad de propietarios puede querer cambiar de Administrador de Fincas pueden ser múltiples:
- desatención por parte del actual administrador,
- precios sospechosamente altos,
- mala gestión y nula optimización de los gastos de la comunidad,
- poca transparencia en las cuentas,
- otras malas prácticas en la administración de comunidades, etc.
Cuando varios de estos problemas coinciden, lo lógico es buscar un cambio. Al fin y al cabo, no se trata solo de ahorrar, sino de ganar en confianza, transparencia y en la tranquilidad de los vecinos.
¿Cómo cambiar de Administrador de Fincas?
Cambiar de administrador de fincas no se hace de un día para otro. Aunque el trámite es sencillo, conviene seguir un orden lógico que evite problemas y garantice que la comunidad toma la mejor decisión.
Estos pasos te ayudarán a organizar el proceso de manera clara, desde el primer sondeo entre vecinos hasta la puesta en marcha con el nuevo administrador.
¿Cómo hacer un sondeo en la comunidad antes de echar al administrador de fincas?
Como comentábamos al principio, en una Comunidad de propietarios hay muchas personas implicadas.
En primer lugar sería conveniente comprobar que existe un descontento generalizado respecto a las actuaciones del Administrador de Fincas.
Lo más habitual es que los vecinos comenten en el rellano, en el ascensor, en el vestíbulo… los motivos por los que están descontentos con el administrador.
Sería conveniente consultar, en un primer momento, con los propietarios más veteranos o con los que se tiene más confianza. Si observas que sí existe una mayoría importante de personas descontentas es el momento que pasar al paso 2.
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¿Por qué pedir presupuestos a varios Administradores de Fincas?
Es muy importante que antes de tomar cualquier decisión de cambio de Administrador de Fincas quede establecido de forma muy clara cuál será el coste del nuevo.
Lo ideal es buscar y pedir varios presupuestos a otras Administraciones de Fincas y Comunidades de Propietarios, como mínimo tres, de manera que puedan compararse los precios y los servicios que cada uno ofrece.
Sería recomendable que cada uno de los propietarios pidiera un presupuesto, de modo que cuantos más presupuestos se presenten, la decisión final será lo más estudiada y consensuada posible.
Los presupuestos se emiten gratuitamente y no es complicado pedirlos.
También es recomendable que, aparte de solicitar un presupuesto por escrito, se mantenga una entrevista con cada uno de los candidatos propuestos, a fin de conocer su modus operandi, la disponibilidad, el horario y en general qué servicios de administración de fincas ofrecen.
Ten en cuenta que la decisión no debería ser únicamente económica, pues al final lo que más importa a largo plazo es:
- la calidad del servicio que se ofrece;
- la capacidad de constantemente aportar ideas que mejoren los ingresos y reduzcan los gastos de la comunidad;
- junto con el trato personal,
- la disponibilidad,
- y la rapidez en la resolución de incidencias;
- así como la buena o mala valoración que hacen sus clientes en internet.
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¿Cómo convocar una reunión de propietarios para cambiar el administrador?
Para realizar eso, tienes dos opciones:
- Opción A: Puedes optar por solicitar que sea el actual Administrador de la Comunidad el que convoque a los propietarios para reunirse en Junta.
- Opción B: Que sea el Presidente de la Comunidad el que convoque directamente a los propietarios a la Junta, sin comunicar ni convocar al Administrador de fincas. En esta reunión solo habrá un único punto en el orden del día: someter a votación el cambio de Administrador de Fincas.
Llega el momento de la decisión, ¿qué opción elegir de las dos anteriores?
Desde la experiencia de Almendros te recomendamos que, para las Comunidades de Propietarios con pocos propietarios, optes por la Opción B.
Sin embargo, en fincas más grandes, donde hay muchos propietarios y no existe apenas relación entre ellos o incluso, en la mayoría de los casos, ni siquiera se conocen, escojas la opción A.
En la junta, e idealmente tras conocer a los candidatos a nuevo administrador, se deberán presentar los diferentes presupuestos solicitados.
Cada propietario debería explicar qué ofrece cada uno de los administradores y, una vez expuesto todo, se debe someter a votación el cambio.
En el caso de que la convocatoria se haya realizado por medio de la opción A, una vez votado y escogido el nuevo Administrador, el antiguo, presente en el acto, tomará nota y enviará el Acta de la Junta de Propietarios donde conste el acuerdo con el nombramiento del nuevo Administrador.
A partir de ese momento, los dos administradores harán todas las gestiones necesarias para el intercambio de la información de la comunidad.
Si has escogido la Opción B, los más habitual es que el nuevo administrador se encargue de redactar el Acta y, una vez firmada por el Presidente de la Comunidad, se envíe al antiguo Administrador cesado para que tenga constancia.
A partir de ese momento, los dos administradores harán todas las gestiones necesarias para el intercambio de la información de la comunidad.
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¿Cómo traspasar la documentación al nuevo Administrador de fincas?
Como te indicaba en el anterior paso, el administrador cesado hará entrega de toda la documentación de la Comunidad que obre en su poder.
El nuevo Administrador dará de alta a la Comunidad en su sistema y comunicará a los vecinos el cambio definitivo de administrador.
¿Cómo revisar la documentación de la nueva comunidad a administrar?
Es muy importante que el nuevo Administrador contratado, una vez tenga toda la documentación, la revise y la entre en el sistema.
Es imprescindible que, sobre todo, se compruebe que las cuentas económicas de ingresos y gastos son correctas, estén documentalmente justificadas, y cuadren exactamente con el saldo entregado o disponible en la cuenta bancaria de la Comunidad.
¿Por qué el nuevo administrador de fincas debe convocar una junta de presentación?
Introducidos los datos en el sistema y revisadas las cuentas entregadas por el antiguo administrador, es el momento para:
- Convocar una junta para presentarse a todos los copropietarios.
- Aprobar las cuentas del administrador cesado.
- Explicar el funcionamiento del nuevo administrador.
- Proponer cambios o mejoras para reducir gastos.
¿Cuánto tiempo se tarda en cambiar de administrador de fincas en Barcelona?
El proceso de cambio de administrador de fincas no es inmediato, pero tampoco tan largo como muchos vecinos piensan. De media, suele durar unos tres meses: desde que se hace el sondeo inicial entre los propietarios, se piden y se comparan presupuestos, se convoca la reunión, se toma el acuerdo y se gestionan los trámites de traspaso de documentación.
Durante ese tiempo, tanto el administrador saliente como el entrante realizan las gestiones necesarias para que el cambio sea ordenado y sin pérdida de información.
¿Es complicado comunicar al administrador de fincas que será sustituido?
Informar al administrador actual de que se le cesa puede resultar un momento delicado, sobre todo si lleva muchos años gestionando la comunidad. Sin embargo, lo verdaderamente importante no es la duración de su servicio, sino la calidad con la que lo ha prestado.
Lo habitual es que esta comunicación se haga de forma oficial tras la junta en la que se vota el cambio, y que quede reflejada en el acta. De esta manera, se evitan malentendidos y el proceso sigue su curso con normalidad.
¿Qué beneficios obtiene la comunidad al cambiar de administrador de fincas?
Dar el paso de cambiar de administrador de fincas suele ser muy positivo para la comunidad. No implica pérdida de documentación ni costes ocultos, y lo más habitual es que el nuevo administrador consiga:
-
Reducir los gastos de la comunidad.
-
Mejorar la gestión de incidencias.
-
Aportar mayor transparencia en las cuentas.
-
Generar más confianza y tranquilidad en los vecinos.
- Entre otros…
En definitiva, un buen administrador no es un gasto adicional, sino una inversión en ahorro, eficiencia y convivencia.
¿Qué errores evitar al cambiar de administrador de fincas?
Cambiar de administrador de fincas puede mejorar mucho la gestión de tu comunidad, pero no está libre de riesgos. La OCU (Organización de Consumidores y Usuarios) recuerda que antes de elegir hay que mirar más allá del precio y fijarse en la colegiación, en el contrato y en los servicios que realmente se ofrecen.
Estos son los errores más habituales que conviene evitar:
-
Decidir solo por el precio más bajo.
-
No comprobar si está colegiado.
-
No revisar bien el contrato.
-
No pedir referencias ni revisar opiniones.
-
No comparar varias opciones.
-
No comprobar la documentación en el traspaso.
Sigue leyendo para entender mejor cada uno:
1. Decidir solo por el precio más bajo
Los honorarios no están regulados y pueden variar mucho. Un presupuesto barato puede acabar siendo caro si el administrador no controla la morosidad, retrasa reparaciones o no negocia con proveedores. El resultado: más problemas y más gastos a largo plazo.
2. No comprobar si el nuevo administrador está colegiado
Un administrador colegiado ofrece mayores garantías: formación mínima, seguro de responsabilidad civil y supervisión por parte del Colegio de Administradores de Fincas. Contratar a alguien no colegiado aumenta los riesgos legales y económicos.
3. No revisar bien el contrato
El cargo suele tener duración anual, pero cada contrato puede incluir renovaciones automáticas, cláusulas poco claras o servicios no incluidos. No leer bien el contrato deja a la comunidad expuesta a condiciones desfavorables y a gastos inesperados.
4. No pedir referencias ni revisar opiniones
Las referencias de otras comunidades gestionadas y las reseñas en Google son una fuente muy valiosa. Ignorarlas aumenta la posibilidad de contratar a alguien con mala reputación. Un simple vistazo a los testimonios en internet ya da pistas claras sobre su forma de trabajar.
5. No comparar varias opciones
Elegir sin comparar es limitarse innecesariamente. Pedir al menos tres presupuestos permite valorar diferencias en servicios, trato y disponibilidad, no solo en precio. Es la forma más segura de detectar qué administrador encaja mejor con tu comunidad.
6. No comprobar la documentación en el traspaso
Cuando se produce el cambio, el administrador saliente debe entregar toda la documentación de la comunidad. Revisar que las cuentas y el saldo bancario coinciden con lo entregado es clave para evitar problemas posteriores.
Si evitas todos estos errores, el cambio de administrador de fincas será mucho más seguro, transparente y beneficioso para tu comunidad.
PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE EL CAMBIO DE ADMINISTRADOR DE FINCAS
A continuación tienes diez principales preguntas frecuentes sobre el cambio de administrador.
¿Es complicado cambiar de administrador de fincas?
Cambiar de administrador de fincas no es complicado; la pregunta es frecuente y la respuesta es clara: siguiendo un orden de pasos, el proceso resulta ágil y seguro.
¿Qué pasos hay que seguir para cambiar de administrador de la comunidad sin problemas?
Los pasos para cambiar de administrador de la comunidad sin problemas son sencillos: comprobar el descontento vecinal, pedir presupuestos, convocar la junta, votar y organizar el traspaso.
¿Cuánto tiempo se tarda en cambiar de administrador de fincas?
El tiempo para cambiar de administrador de fincas suele rondar los tres meses, desde el primer sondeo entre vecinos hasta que el nuevo profesional asume la gestión completa.
¿Quién convoca la reunión para cambiar de administración de fincas?
La reunión para cambiar de administración de fincas puede convocarla el presidente o el propio administrador saliente, según el tamaño y la organización de la comunidad.
¿Qué errores hay que evitar al cambiar de administrador de la comunidad?
Los errores más comunes al cambiar de administrador de la comunidad son decidir solo por precio, no revisar el contrato, no comprobar si está colegiado y no verificar la documentación.
¿Por qué conviene pedir varios presupuestos antes de cambiar de administradores de fincas?
Conviene pedir varios presupuestos antes de cambiar de administradores de fincas porque permite comparar no solo precios, sino también servicios, trato personal y disponibilidad.
¿Se pierde documentación al cambiar de administración de fincas en una comunidad?
No se pierde documentación al cambiar de administración de fincas en una comunidad, ya que el administrador saliente debe entregarla completa y el nuevo revisarla con detalle.
¿Qué beneficios tiene administrar una finca con un nuevo administrador?
Administrar una finca con un nuevo administrador puede aportar beneficios como reducción de gastos, más transparencia en las cuentas, mejor atención y confianza entre vecinos.
¿Cómo saber si es necesario cambiar de administrador de fincas?
Saber si es necesario cambiar de administrador de fincas depende de señales como falta de transparencia, mala gestión, gastos elevados o un descontento generalizado en la comunidad.
¿Cómo comunicar a la administración de fincas actual que será sustituida?
Comunicar a la administración de fincas actual que será sustituida se hace tras la junta, reflejando el acuerdo en el acta para evitar malentendidos y dar validez legal al cambio.
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Espero que esta lectura te haya aportado el conocimiento necesario para llevar a cabo con la mayor agilidad posible el cambio de Administrador de vuestra finca.
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